Làm thế nào để bảo đảm doanh nghiệp luôn vận hành hiệu quả hướng tới thành công: Xây dựng kế hoạch vận hành

“Nếu không có kế hoạch, bạn đang chuẩn bị thất bại.”
Câu nói này của Benjamin Franklin có lẽ không nhắm đến các nhà sáng lập startup (ít nhất theo hiểu biết hiện tại), nhưng lại rất đúng với họ. Đặc biệt trong lĩnh vực crypto, các nhà sáng lập đứng trước nhiều yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát: Thị trường biến động mạnh, khung pháp lý liên tục thay đổi, và áp lực kỳ vọng luôn cao.

Đó là lý do vì sao bạn cần tập trung vào những gì mình có thể làm chủ — và chính ở đây, kế hoạch vận hành đóng vai trò then chốt. Tuy không hào nhoáng, nhưng kế hoạch vận hành là công cụ giúp bạn kiểm soát và tận dụng tối đa nguồn lực, đồng thời là cách hiện thực hóa tầm nhìn thành tốc độ phát triển — mà vẫn bảo vệ nguồn vốn và đội ngũ.

Xét về bản chất, kế hoạch vận hành khá rõ ràng — nó bao gồm tất cả những gì doanh nghiệp bạn đang triển khai: Các nhiệm vụ nào cần thực hiện? Ai là người phụ trách? Họ đang hướng tới mục tiêu gì? Tổng chi phí là bao nhiêu? Kết quả được đo lường như thế nào? Tuy nhiên, trả lời trọn vẹn các câu hỏi này thường khá phức tạp, nên bạn cần một bản kế hoạch có bài bản để không bị rối hoặc bỏ sót.

Ngay cả khi bạn chưa từng xây dựng kế hoạch vận hành cho doanh nghiệp, chắc hẳn bạn cũng đã làm điều đó với các mục tiêu cá nhân. Chẳng hạn, nếu muốn chạy marathon, bạn sẽ cần lên kế hoạch tập luyện, phân bổ từng tháng trước ngày thi đấu: Các buổi chạy kéo dài bao lâu? Khi nào tăng quãng đường, và tăng thế nào? Lựa chọn cung đường nào? Nghỉ ngơi, phục hồi ra sao? Xử lý chấn thương thế nào? Với doanh nghiệp, “ngày đua” có thể là lễ ra mắt sản phẩm, IPO hoặc bất kỳ cột mốc lớn nào — nguyên tắc đều như nhau.

Hãy lưu ý phân biệt kế hoạch vận hành với kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược xây dựng tầm nhìn tổng thể của doanh nghiệp và là câu chuyện bạn truyền đạt cho nhà đầu tư. Còn kế hoạch vận hành chính là bản chi tiết hóa cách hiện thực hóa tầm nhìn đó: cụ thể hóa kế hoạch chiến lược thành các nhiệm vụ, chi phí, nhân sự và lịch trình cụ thể. Để xây dựng doanh nghiệp bền vững, cả hai loại kế hoạch đều không thể thiếu.

Vậy bản kế hoạch vận hành cần bao hàm những gì? Hãy cùng khám phá.

Xây dựng kế hoạch vận hành

Bạn nên bắt đầu từ bốn trụ cột: nhân sự (Ai chịu trách nhiệm?); thời gian (Khi nào xong mỗi việc?); chi phí (Ngân sách là bao nhiêu?); đo lường (Theo dõi tiến độ ra sao?).

Kế hoạch vận hành sẽ được cập nhật liên tục, nên đừng quá cầu toàn cho bản đầu tiên. Có vô số phương pháp, khung mẫu và cả các chuyên gia đắt đỏ có thể hỗ trợ bạn, nhưng mấu chốt vẫn là xác định rõ ai chịu trách nhiệm với từng nhiệm vụ trong công ty — và bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng phần cốt lõi này trên giấy, rồi sau đó tối ưu nếu cần. Điều quan trọng lúc này là sự rõ ràng và có hệ thống cho mục tiêu vận hành trong từng giai đoạn.

Đặc biệt, hãy đưa yếu tố đánh đổi vào bản kế hoạch. Mọi doanh nghiệp đều phải lựa chọn ưu tiên, vì không thể làm hết mọi thứ cùng lúc — những lựa chọn khó lại giúp đội ngũ lãnh đạo thảo luận kỹ về trọng tâm chiến lược. Dù công ty lớn mạnh đến đâu, đánh đổi cũng luôn hiện hữu; chính giới hạn này là động lực thúc đẩy quyết định sáng suốt hơn.
Ba sai lầm phổ biến

Khi xây dựng kế hoạch vận hành, cần tránh ba sai lầm sau.

1. Quá lạc quan về thời gian hoàn thành và kết quả mong đợi. Thông tin và hoàn cảnh luôn thay đổi, nên kế hoạch phải linh hoạt, dễ điều chỉnh. Hãy chú ý các yếu tố phụ thuộc: Chúng ta cần tung sản phẩm A mới có thể phát triển sản phẩm B, hoặc Phải tuyển đủ 2 kỹ sư mới làm được tính năng này, hoặc Doanh thu sẽ tăng nếu có thêm nhân sự marketing.
   Việc đưa các yếu tố phụ thuộc này vào kế hoạch nghe có vẻ logic, nhưng nếu lỡ tiến độ ở một khâu, sẽ kéo theo nhiều rủi ro khác. Chẳng hạn, nếu chậm tuyển kỹ sư, bạn có thể không kịp ra mắt tính năng mới. Do đó, kế hoạch vận hành nên mang tính lạc quan nhưng vẫn thực tế, có “khoảng trống” để điều chỉnh khi cần, đồng thời nhớ cập nhật các mốc liên quan khi có thay đổi xảy ra.

2. Ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Nhà sáng lập thường muốn hiện thực hóa nhiều ý tưởng, nhưng nguồn lực và thời gian đều hữu hạn, dàn trải sẽ làm giảm hiệu suất của đội ngũ và khiến burn rate tăng nhanh.
   Thay vào đó, hãy sắp xếp hoạt động một cách chiến lược: Xem xét cơ hội nào, năng lực nào mở ra cơ hội tiếp theo, ví dụ: ra mắt sản phẩm có thể thu hút người dùng mới để tận dụng, hay đầu tư vào công nghệ giúp mở rộng nguồn thu. Hãy xác định trình tự và phân bổ nguồn lực phù hợp.
   Thực tế phức tạp hơn kế hoạch, đặc biệt khi bạn là người hiểu rõ từng cơ hội xung quanh sản phẩm. Thường bạn sẽ muốn khai thác nhiều cơ hội vì tiềm năng lớn hoặc vì sản phẩm chưa như kỳ vọng và muốn tạo nhiều lối thoát thành công. Tuy nhiên, các nhóm nhỏ chỉ thực thi xuất sắc nhất khi tập trung vào một việc. Phân tán nguồn lực, dù có vẻ hấp dẫn, thường dẫn đến kết quả kém với nhiệm vụ quan trọng nhất.
   Để tự đánh giá mức độ tập trung, hãy trả lời hai câu hỏi: Ưu tiên lớn nhất hiện tại của doanh nghiệp là gì? Đội ngũ đang dành phần lớn thời gian cho việc gì? Nếu hai câu trả lời không trùng, bạn nên xem lại chiến lược.

3. Thiếu tiêu chí đo lường thành công rõ ràng. Kế hoạch vận hành dù xuất sắc đến đâu cũng vô nghĩa nếu không theo dõi được tiến độ thực hiện. Nếu không đo được thành công, bạn cũng không biết khi nào thất bại, từ đó sẽ khó điều chỉnh, thích nghi với rủi ro và thử thách. Các chỉ số KPI có thể đơn giản, chẳng hạn chỉ số trạng thái xanh/vàng/đỏ. Nhưng nhất định phải có tiêu chí đo lường.
   Hãy lưu ý: tiêu chí thưởng phạt sẽ hình thành hành vi. Hãy đảm bảo KPI thực sự thúc đẩy kết quả doanh nghiệp mong muốn. Ví dụ, nên gắn thưởng với kết quả đạt được, không chỉ số giờ làm việc.

Những lưu ý về lập ngân sách

Ngân sách là yếu tố trung tâm của mọi kế hoạch vận hành — vì bạn phải trả lời câu hỏi “Việc này tốn bao nhiêu?”. Dưới đây là một số lưu ý về ngân sách dành cho nhà sáng lập.
Phần lớn doanh nghiệp dùng đa số tiền cho lương thưởng nhân sự. Tuy không phải lúc nào cũng đúng, đây là quy tắc phổ biến, vì các founder dễ đánh giá thấp tổng chi phí cho mỗi người mới: không chỉ lương, thưởng, bảo hiểm xã hội mà còn gồm cả máy móc, phần mềm, bản quyền, công tác phí và nhiều khoản phát sinh khác. Nhiều chi phí trong số này tăng theo số lượng nhân viên, nên bạn cần lập mô hình theo tỉ lệ đó.

Và đừng quên phân bổ cổ phần (equity) cũng như tiền mặt. Vấn đề quản lý cổ phần có thể bàn sâu riêng, nhưng khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đừng bỏ qua ngân sách cổ phần dự định cấp cho nhân viên. Nếu startup phân phối token cho nhân sự, hãy áp dụng nguyên tắc tương tự. Điều then chốt là phải xây dựng chính sách lương thưởng tổng thể nhất quán. Nếu sai ngay từ đầu, sai lầm sẽ ngày càng chồng chất.

Hãy tách biệt chi phí cố định và biến đổi để nắm rõ mức độ linh hoạt tài chính của doanh nghiệp. Phải xác định rõ các khoản có thể cắt giảm và khoản cố định. Ví dụ, nếu tuần sau cần giảm chi 30% — bạn sẽ chọn mục nào? Ngược lại, nếu tăng trưởng và muốn đầu tư thêm — nên tập trung vào đâu? Ở các startup giai đoạn sớm, biến số còn ít nên khó phân tích, nhưng càng hiểu rõ “van tài chính”, bạn càng dễ làm chủ ngân sách và ra quyết định.

Mẹo thêm: Chủ động thương lượng với các nhà cung cấp để tránh ràng buộc hợp đồng dài hạn, giữ tính linh hoạt cao nhất cho doanh nghiệp.

Xây dựng các kịch bản ngân sách là công cụ quan trọng. Không bản ngân sách nào chính xác hoàn toàn; vấn đề chỉ là chênh lệch bao nhiêu. Ngay cả ở các công ty lớn, biến số nhiều quá khó kiểm soát. Thay vì chỉ nhắm một phương án tối ưu, hãy xây dựng nhiều phương án, xác suất và mức độ tin tưởng cho từng trường hợp. Những yếu tố nào có thể khiến công ty bất ngờ? Điều gì có thể làm xáo trộn mô hình hiện tại? Chẳng hạn, nếu đối mặt rủi ro pháp lý, hãy thử hình dung các kịch bản với nhiều kết quả pháp lý khác nhau. Hãy xem ngân sách là công cụ học hỏi, tổ chức, lập kế hoạch cho các lựa chọn và bất định.

Đừng để runway xuống dưới 6 tháng. Bạn không muốn rơi vào cảnh “cháy tiền” bất ngờ, nhưng tình huống này lại rất phổ biến với các founder. Ví dụ: doanh nghiệp có runway 2 năm nhưng không kế hoạch vận hành cụ thể. Hết năm, bạn nhận ra đã tuyển dư 5 người, sản phẩm lại chậm 6 tháng. Đột ngột, runway còn đúng 6 tháng. Nếu không kiểm soát dòng tiền sát sao, bạn sẽ bị cuốn vào vòng luẩn quẩn gọi vốn hoặc cắt giảm chi phí. Kể cả khi huy động được vốn, thủ tục cũng kéo dài, tốn phí pháp lý và bạn ngày càng mất lợi thế khi cạn tiền mặt.

Bí quyết tránh khủng hoảng runway là chủ động kiểm soát ngân sách. Đừng giao phó toàn bộ quyền hạn này, kể cả khi có thể ủy quyền cho nhóm. Bạn vẫn phải duy trì họp tài chính định kỳ hàng tháng để so sánh burn rate dự kiến với thực tế. Nếu có chênh lệch lớn, cần soi kỹ để rút kinh nghiệm hoặc điều chỉnh. Có đánh giá sai chi phí nào không, hay chỉ là phát sinh một lần?

Một phương pháp hữu ích: “ngân sách từ số 0”. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây ngân sách năm tới bằng cách cộng/trừ 10% vào năm hiện tại, nhưng cách này không thúc đẩy tư duy phản biện về nhu cầu thực. Lập ngân sách từ số 0 buộc bạn cân nhắc lại mọi khoản chi, chỉ giữ lại các chi phí thực sự cần thiết, qua đó phân bổ nguồn lực sát thực tế hơn.

Lưu ý về quản lý ngân quỹ, đặc biệt với các dự án crypto: Hãy xây dựng chính sách đầu tư rõ ràng để quản trị ngân quỹ. Mức độ chấp nhận rủi ro có thể phụ thuộc vào runway, nhưng luôn ưu tiên giữ an toàn vốn.

Bạn đang ở chế độ vận hành nào?

Chẳng có khung mẫu “chuẩn” nào để xây dựng kế hoạch vận hành. Dù chọn phương pháp nào, điều quan trọng là bạn cần làm rõ các yếu tố cốt lõi: Ai làm gì, lúc nào, tốn bao nhiêu, đo lường thế nào?

Trước khi chọn khung mẫu, hãy xác định mình đang ở chế độ vận hành nào, vì điều đó ảnh hưởng đến ưu tiên chiến lược. Một số câu hỏi giúp bạn xác định:

1. Bạn có cần huy động vốn sau này nữa không?
   Phần lớn các startup được đầu tư mạo hiểm sẽ tiếp tục gọi vốn, trừ một số ngoại lệ. Nếu doanh nghiệp bạn đã sinh lời, vẫn cần kế hoạch vận hành, nhưng vốn không còn là yếu tố trọng yếu cần bám sát. Nếu chưa có lợi nhuận, hãy tiếp tục với các câu hỏi sau.

2. Runway còn trên hay dưới 12 tháng?
   Nếu runway trên 12 tháng, huy động vốn không cần ưu tiên năm nay, thay vào đó nên dồn lực xây dựng sản phẩm hoặc đội ngũ. Nếu runway dưới 12 tháng, kế hoạch vận hành cần tính đến gọi vốn, tối ưu chi phí, tìm cơ hội hợp tác/đầu tư chiến lược, hoặc kết hợp tất cả. Ngoài ra, cần rà soát chi tiêu kỹ càng.

3, Nếu cần gọi vốn, cần đạt những gì để thuyết phục nhà đầu tư?
Xác định rõ các cột mốc để thuyết phục đầu tư vòng tiếp theo. Mỗi doanh nghiệp, từng vòng gọi vốn sẽ có bộ tiêu chí riêng — nên thảo luận trực tiếp với nhà đầu tư. Có thể bạn nghĩ chỉ cần ra mắt sản phẩm đã đủ, nhưng nhà đầu tư muốn thấy sản phẩm có phù hợp thị trường thật sự hay chưa.

Tiếp theo, bạn cần tài nguyên gì để hoàn thành các cột mốc đó? Cần tuyển ai, thực hiện các bước nào, mất bao lâu? Hãy lập bảng chi tiết chi phí, kiểm tra xem số tiền mặt còn lại có đủ không. Nếu chưa đủ, hãy cân nhắc các biến số có thể điều chỉnh để cân đối ngân sách.

Thay đổi trình tự các hoạt động, thay đổi ưu tiên có giúp đạt mục tiêu tốt hơn không?

Sau khi xác định nguồn lực, hãy tính toán runway mới khi tuyển thêm hoặc đầu tư vào các nguồn lực đó. Khi runway đủ dài với lượng tiền mặt hiện có, bạn có thể yên tâm xây dựng kế hoạch vận hành. Nếu chưa đủ, tiếp tục điều chỉnh vị trí tuyển dụng, danh mục đầu tư hoặc trọng tâm ưu tiên.

Cuối cùng, hãy đặt ra các chỉ số KPI để theo dõi tiến độ triển khai kế hoạch vận hành. Theo dõi phải diễn ra theo chu kỳ đều đặn, không được bỏ sót.

Mẫu mục tiêu vận hành

Bảng mẫu sau sẽ giúp bạn hệ thống ý tưởng mục tiêu vận hành dễ dàng hơn. Một cách hay là bắt đầu từ mục tiêu cả năm, rồi lần lượt phân rã về từng quý, từng phòng ban, thậm chí xuống từng cá nhân tùy quy mô doanh nghiệp. Đừng cố “ôm” hết kế hoạch trong đầu, hãy ghi ra giấy để tránh bỏ sót.

Dưới đây là ví dụ về hệ thống theo dõi tiến độ đơn giản. Với các chỉ số xanh/vàng/đỏ, bạn có thể trình bày nhanh ở cuộc họp lãnh đạo hàng tuần, cập nhật nhanh những mục tiêu ổn định, những điểm cần quan tâm. Ví dụ: sản phẩm ổn, marketing trục trặc nhẹ nhưng không đáng lo, kỹ thuật gặp vấn đề lớn cần đội cùng giải quyết. Hệ thống càng đơn giản càng dễ thực hiện, miễn là bạn có cách đo lường hiệu quả và kiểm soát trách nhiệm rõ ràng.

Xây dựng kế hoạch vận hành là bước nền tảng của doanh nghiệp — nhưng đừng quá phức tạp hóa vấn đề. Hãy tập trung vào bản chất, trả lời được những câu hỏi: ai làm gì, lúc nào, chi phí ra sao. Như vậy, bạn sẽ theo sát được tiến độ phát triển doanh nghiệp. Và đừng lơ là kiểm soát runway.

Emily Westerhold hiện là partner nhóm crypto, tập trung vào tư vấn tài chính và vận hành. Trước khi gia nhập Andreessen Horowitz, cô giữ vị trí CFO VSCO trong 7 năm, đồng thời là thành viên hội đồng quản trị. Trước đó, cô có kinh nghiệm phong phú ở mảng tài chính, kế toán và khởi nghiệp nghề nghiệp tại PwC.

Những quan điểm tại đây là cá nhân nhân sự AH Capital Management, L.L.C. (“a16z”) được trích dẫn và không phải ý kiến chính thức của a16z hoặc công ty liên kết. Một số thông tin được thu thập từ nguồn thứ ba, bao gồm cả doanh nghiệp trong danh mục quỹ do a16z quản lý. Mặc dù lấy từ nguồn được cho là đáng tin cậy, a16z không xác minh độc lập và không đảm bảo tính chính xác, đầy đủ hoặc phù hợp. Nội dung cũng có thể chứa quảng cáo của bên thứ ba, a16z không kiểm soát cũng không xác nhận nội dung quảng cáo đó.

Bài viết chỉ mang tính cung cấp thông tin, không được coi là tư vấn pháp lý, kinh doanh, đầu tư hay thuế. Bạn nên hỏi ý kiến cố vấn của riêng mình. Việc nhắc đến chứng khoán/tài sản số chỉ để minh họa, không phải khuyến nghị đầu tư hoặc chào cung cấp dịch vụ tư vấn. Nội dung này không dành cho hay nhằm phục vụ bất kỳ nhà đầu tư hoặc người dự tính đầu tư nào, không được dùng làm căn cứ quyết định đầu tư vào bất kỳ quỹ nào do a16z quản lý. (Việc chào đầu tư vào quỹ chỉ thực hiện qua bộ hồ sơ riêng biệt và cần nghiên cứu kỹ toàn bộ tài liệu.) Danh mục đầu tư nêu trên không đại diện toàn bộ danh mục do a16z quản lý, không đảm bảo các khoản đầu tư nói trên sẽ sinh lời hoặc về sau có đặc điểm tương tự. Danh sách các khoản đầu tư của Andreessen Horowitz (trừ các khoản chưa công khai hoặc không được phép công khai) hiện có tại https://a16z.com/investment-list/.

Biểu đồ, đồ thị chỉ cung cấp thông tin, không phải công cụ quyết định đầu tư. Kết quả trong quá khứ không phản ánh kết quả tương lai. Nội dung chỉ có giá trị tại thời điểm nêu ra. Mọi dự báo, ước tính, mục tiêu, nhận định trong tài liệu này đều có thể thay đổi mà không cần báo trước, và có thể khác hoặc trái ngược với ý kiến cá nhân khác. Vui lòng xem https://a16z.com/disclosures/ để biết thêm thông tin quan trọng khác.

Tuyên bố miễn trách nhiệm:

1. Bài viết được đăng lại từ [a16zcrypto]. Mọi bản quyền thuộc về tác giả gốc [a16zcrypto]. Nếu có ý kiến về bản quyền, vui lòng liên hệ đội ngũ Gate Learn để được hỗ trợ xử lý nhanh chóng.
2. Lưu ý miễn trách nhiệm: Các quan điểm, nhận định trong bài là của tác giả, không cấu thành lời khuyên đầu tư.
3. Bản dịch sang ngôn ngữ khác do đội ngũ Gate Learn thực hiện. Trừ khi có ghi chú khác, nghiêm cấm sao chép, phát tán hoặc đạo văn bản dịch này.